Mise à jour : juin 2025
Article 1 – Objet et champ d’application
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les relations entre Luxury Travel Event (ci-après « l’Organisateur ») et ses clients (ci-après « le Client »), professionnels ou particuliers, dans le cadre de prestations de conception, production et coordination d’événements ainsi que de voyages sur mesure en France et à l’étranger.
Luxury Travel Event intervient principalement dans le secteur MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) auprès d’entreprises et de groupes professionnels, tout en proposant, de manière ponctuelle, un service de conseil et d’organisation de séjours personnalisés pour une clientèle privée.
Article 2 – Nature des prestations
Les services proposés incluent (sans s’y limiter) :
- Le sourcing et la privatisation de lieux en France et à l’international
- La sélection et la coordination de prestataires événementiels (traiteurs, techniques, hôtesses, animation…)
- L’organisation de voyages incentive ou de récompense pour entreprises
- La conception de voyages privatifs sur mesure (hébergement, transferts, expériences exclusives)
- Le suivi logistique et budgétaire de projets
- L’accompagnement sur place (sur demande)
L’Organisateur peut intervenir comme maître d’œuvre global ou à la carte selon le cahier des charges établi avec le Client.
Article 3 – Devis, commande et contractualisation
Chaque prestation fait l’objet d’un devis détaillé, valable pendant une période définie. La commande est considérée comme ferme dès acceptation écrite du devis (signature ou validation par e-mail) accompagnée, sauf mention contraire, du versement d’un acompte.
La signature du devis vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV. Une fois le projet engagé, tout changement significatif devra faire l’objet d’un avenant écrit.
Article 4 – Tarification et règlement
Les prestations sont facturées :
- au forfait pour les services d’organisation et de conseil
- en pourcentage du budget global lorsqu’un accompagnement complet est confié
- ou avec une rémunération mixte selon la nature du projet
Les prix sont exprimés en euros hors taxes (HT), assujettis à la TVA en vigueur. Les devis peuvent mentionner un calendrier de paiements, à titre indicatif :
- 50 % à la commande
- 40 % à J-30
- 10 % le Jour J
Les paiements s’effectuent par virement bancaire, carte bancaire sécurisée ou autre moyen précisé sur le devis. Tout retard entraînera des pénalités et une indemnité forfaitaire de 70 €.
Article 5 – Réservations et livrables
Luxury Travel Event agit en qualité de conseiller et coordinateur. Sauf stipulation contraire, les réservations sont effectuées au nom du Client, directement auprès des prestataires sélectionnés. L’Organisateur peut proposer des solutions via ses partenaires (réseaux affiliés tels que Little Emperors ou Virtuoso) mais n’agit pas comme agence de voyages.
Pour les projets de voyage personnel, un carnet de voyage sur mesure ou un roadbook événementiel est transmis une fois les réservations finalisées.
Les offres proposées sont valables sous réserve de disponibilité. Toute nouvelle recherche en cas de changement du périmètre initial pourra faire l’objet d’une facturation complémentaire.
Article 6 – Annulation, modification, report
Tout report ou annulation à l’initiative du Client devra être notifié par écrit. Les frais engagés resteront dus selon l’échéancier suivant :
- Plus de 90 jours avant : 30 %
- Entre 89 et 30 jours : 70 %
- Moins de 30 jours : 100 %
En cas de modification du périmètre du projet (nombre de participants, lieu, date, durée…), un recalibrage budgétaire pourra être appliqué. Les prestations déjà réalisées ne pourront être remboursées.
Les conditions de vente des prestataires prévalent.
Article 7 – Responsabilité et assurances
L’Organisateur s’engage à exécuter sa mission avec professionnalisme et diligence dans le cadre d’une obligation de moyens. Il ne peut être tenu responsable :
- des défaillances de prestataires tiers non directement mandatés
- des aléas liés au transport, aux conditions sanitaires ou politiques, ou à toute cause indépendante de sa volonté
- des conséquences de choix faits par le Client sans validation préalable (hébergements, compagnies aériennes, etc.)
Le Client est responsable de la souscription d’une assurance adaptée (RC, annulation, assistance, etc.) pour lui-même et/ou les participants au projet.
Article 8 – Propriété intellectuelle
Tous les supports fournis par Luxury Travel Event (devis, moodboards, concepts, planning, carnets de route…) sont protégés au titre de la propriété intellectuelle. Ils ne peuvent être reproduits, transmis ou exploités sans accord préalable écrit.
Article 9 – Données personnelles
Les données collectées sont nécessaires à la gestion des prestations. Conformément au RGPD, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition qu’il peut exercer en écrivant à : hello@luxurytravelevent.fr.
Les données sont conservées pendant une durée maximale de 10 ans à des fins comptables et administratives.
Article 10 – Force majeure
En cas de force majeure (catastrophe, conflit, pandémie, interdiction administrative…), les obligations des Parties peuvent être suspendues ou réévaluées. Le report ou la résiliation du contrat pourra être envisagé dans un esprit de bonne foi. Les frais engagés seront dus.
Article 11 – Droit applicable – Juridiction compétente
Les présentes CGV sont régies par le droit français. En cas de litige, les Parties rechercheront une solution amiable. À défaut, le différend sera porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège de Luxury Travel Event.
Politique de confidentialité – Données personnelles
Luxury Travel Event attache une importance particulière à la protection de vos données personnelles et s’engage à respecter la législation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n°2016/679 du 27 avril 2016 et la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est :
Luxury Travel Event
6 avenue Victor Hugo, 94160 Saint-Mandé
Email : hello@luxurytravelevent.fr
2. Données collectées
Dans le cadre de ses prestations (organisation d’événements et de voyages sur mesure), Luxury Travel Event peut être amené à collecter les informations suivantes :
- Identité : nom, prénom, fonction
- Coordonnées : email, téléphone, adresse postale
- Informations professionnelles : entreprise, poste
- Informations logistiques : dates de séjour, préférences de voyage, restrictions alimentaires, etc.
- Données de navigation sur le site web (cookies – voir section dédiée)
3. Finalité des traitements
Les données sont collectées pour :
- La gestion de la relation client
- L’exécution des prestations commandées (devis, réservations, coordination)
- L’envoi d’informations commerciales ou newsletters (avec consentement préalable)
- Le respect des obligations légales (comptabilité, fiscalité)
4. Base légale
Les traitements sont fondés sur :
- L’exécution d’un contrat (demande de prestation ou commande)
- L’intérêt légitime de Luxury Travel Event (gestion et suivi commercial)
- Le consentement du Client (newsletter ou formulaires de contact)
5. Durée de conservation
Les données sont conservées pendant :
- 3 ans après la dernière interaction commerciale pour les prospects
- 10 ans pour les documents comptables et liés aux prestations vendues
- Jusqu’à demande de suppression pour les données à caractère marketing
6. Partage des données
Les données personnelles peuvent être transmises à des partenaires de confiance strictement nécessaires à l’exécution de la prestation (hôtels, transporteurs, traiteurs, techniciens…).
Elles ne sont en aucun cas vendues ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès à vos données
- Droit de rectification
- Droit à l’effacement
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d’opposition
- Droit à la portabilité
Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en écrivant à : hello@luxurytravelevent.fr
Une réponse vous sera apportée dans un délai de 30 jours maximum.
8. Cookies
Le site peut utiliser des cookies pour améliorer l’expérience utilisateur. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via les paramètres de votre navigateur. Un bandeau de consentement s’affiche lors de votre première visite conformément à la réglementation.
9. Réclamation
En cas de désaccord sur le traitement de vos données, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr) ou toute autorité de contrôle compétente.
